Mengidentifikasi Dokumen – Dokumen Kantor

Mengidentifikasi Dokumen – Dokumen Kantor Dalam dunia kerja modern saat ini setiap perusahaan selalu menggunakan dokumen – dokumen dalam mengurus segala keperluannya baik itu keperluan internal maupun eksternal. bahkan dokumen ini sudah digunakan sejak zaman dahulu contoh dokumen adalah prasati ataupun berbagai macam literatur masa lalu. oleh sebab itu yuk kita identifikasi apa yang dimaksud dokumen itu, contoh dokumen, fungsi dokumen, serta bagaimana cara mengelola dokumen itu.

1. Pengertian Dokumen Kantor

Sepanjang hidup kita sebagai manusia, akan berurusan dengan dokumen,dimulai saat kita masih ada di dalam kandungan sampai akhirnya kembali kebada sang pencipta.jadi dapat dibayangkan berapa banyak dokumen yang ada di dunia ini,karena setiap individu pasti akan mendapatkan dokumen karena dokumen dibutuhkan untuk mencapai keteraturan dalam hidup,baik sebagai pribadi maupun sebagai masyarakat dalam bernegara.

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga,termasuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti untuk mendukung suatu keterangan agar lebih meyakinkan.

2. Jenis Jenis Dokumen

Jenis-jenis dokumen dapat dibedakan berdasarkan kepentingan dan bentuk fisiknya serta berdasarkan fungsinya.

A. Jenis Dokumen dan Kepentinganya

1. Dokumen Pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan seperti KTP,SIM,dan Ijazah

2. Dokumen Niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contoh: cek, obligasi,saham, dan surat-surat niaga.

3. Dokumen Sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contoh: fosil,tugu,dan naskah proklamasi

4. Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan.contoh:Kepres dan UU.

 

B. Jenis Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya.

1.Dokumen Literer, dokumen yang ada karena dicetak,ditulis,digambar atau direkam(dikumpulkan di perpustakaan).contoh:buku,majalah,dan film

2. Dokumen Korporil, dokumen yang beruoa benda bersejarah(dokumen ini dikumpulkan di museum).

3.Dokumen Privat, dokumen yang berupa surat/arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

 

Jenis Jenis Dokumen

  • Berdasarkan Segi dan Fungsinya Dalam segi fungsi Dokumen terbagi menjadi beberapa bagian. yaitu diantaranya adalah :

1. Dokumen Dinamis

Dokumen dinamis adalah jenis dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor. Dokumen dinamis ini terbagi menjadi 3 macam yaitu : a. Dinamis aktif, Dokumen dinamis aktif memiliki pengertian bahwa sebagian dari sebuah dokumen yang akan dipakai atau digunakan secara terus menerus dalam sebuah proses penyelesaian dari pekerjaan kantor.

Contoh dokumen dinamis aktif: Berkas-berkas yang digunakan oleh pegawai yang masih berstatus bekerja. Sebuah dokumen untuk melakukan pembelian terhadap bahan baku yang ada pada sebuah anggaran di tahun yang sedang berjalan. Korespondednsi dari sebuah organisasi dengan pihak eksternal atau luar.

Contoh Dokumen Dinamis Aktiff

 

b. Dokumen in aktif, Dokumen dinamis infaktif adalah sebuah dokumen yang dimana pemanfaatannya tidak lagi dirasakan dalam pekerjaan yang ada di kantor

Contoh dari dokumen dinamis inaktif adalah: Berkas dan juga dokumen untuk karyawan yang dimana sudah lama pensiun atau keluar dari perusahaan, Nota dan juga bukti transaksi bahan baku yang dimana telah dilakukan pembayaran pada anggaran tahun lalu. Dokumen yang telah berlalu

Contoh Dokumen In Aktif

c. Dokumen Semi Aktif, Dokumen dinamis semi aktif adalah sebuah dokumen yang dimana pemanfaatan dan dari frekuensi penggunaannya dianggap sudah tidak terlalu digunakan lagi pada sebuah area lingkup.

Contoh dokumen dinamis semi aktif adalah:

  • Ijasah TK
  • Sertifikasi
  • Slip gaji yang sudah lewat

2. Dokumen Statis

Dokumen statis adalah dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam proses pekerjaan kantor. contoh produk perusahaan, suvenir ulang tahun perusahaan, iklan promosi, dan bahan pengemasan produk

3. Ruang Lingkup Dokumentasi

Dokumentasi literermeliputi bidang perpustakaan.dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku,majalah,koran,brosur,dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang dibutuhkan

Dokumentasi korporilmeliputi bidang permuseuman.dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari,mengumpulkan tulisan-tulisan kuno,fosil-fosil,arca,dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

Dokumentasi privatmeliputi bidang kearsipan.dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat/arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna,dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan

4. Pengertian Surat

Surat adalah lembaran yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun atas dasar nama organisasi kantor.

BACA JUGA : LANGKAH – LANGKAH MEMBUAT DOKUMEN PROFESIONAL

A. Fungsi Surat

Sebagai Alat Komunikasi, Dengan surat orang dapat berkomunikasi, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.

Sebagai Alat Perwakilan, Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri.

Sebagai Bukti, Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti.

Sebagai Pedoman, Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.

Sebagai Alat pengingat, Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.

Bukti Historis, Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.

Data Organisasi, Tak ayal perusahaan sering menyimpan dan mendokumentasikan data – datayang terkait dengan perusahaan dalam berkas atau surat – surat, contohnya invoice.

B. Bahan Membuat Surat

  1. Kertas Folio, Untuk menulis surat yang isinya panjang
  2. Kertas Kuarto, Untuk menulis surat yang isinya pendek
  3. Kertas Oktavo, Untuk menulis memo dan nota
  4. Kertas Sikmo, Untuk menulis surat yang merupakan kertas ukuran inggris
  5. Kertas A4, Dipergunakan untuk menulis surat dinas
  6. Kertas A5, Untuk menulis surat yang merupakan kertas internasional
  7. Kertas A6, Untuk menulis surat pengantar
  8. Kertas A7, Untuk menulis surat yang merupakan Kertas internasional
  9. Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai untuk kegiatan surat  menyurat adalah :
  10. Kertas Union Skin,adalah kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa digunakan untuk komunikasi antar surat yang dilakukan antar negara.
  11. Kertas HVS, Biasa dipakai untuk surat asli
  12. Kertas Doorslag,Kertas tipis yang iasa dipakai untuk tindasan
  13. Kertas Stensil, Dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak

C. Bagian Surat

  1. Letterhead/Heading
  2. Date Line
  3. Number of letter
  4. Inside Addres
  5. Attention line
  6. Greeting/Solution
  7. Subject line
  8. Body of the letter
  9. Complimentary close
  10. Signature
  11. Attachment
  12. Reference Line
  13. Additional Information

BACA JUGA : PENGGUNAAN HURUF KAPITAL YANG BENAR SESUAI KBBI

4 Comments

  1. Sangat lengkap

Leave a Reply